Sėkmingas dalyvavimas viešųjų pirkimų konkursuose: esminiai žingsniai

0
118

Dalyvavimas viešuosiuose konkursuose yra naudingas jaunam verslui, kuris dar tik žengia pačius pirmuosius žingsnius, ir tuo pačiu jau patyrusiems vilkams, kurie dažnai pateikę paraiškas – jas laimi. Žinoma, dalyvavimas reikalauja praktikos ir ji dažniausiai ateina su laiku, net ir su klaidomis, tad tinkamas mokymasis iš jų – naudingas kiekvienam verslui.

Tinkamas pasiruošimas viešiesiems konkursams yra neatsiejamas nuo tam tiktų smulkmenų, kurios susidėdamos viena prie kitos galiausiai lemia sėkmę ir tuo pačiu pergalę. Svarbiausius aspektus rasite šiame straipsnyje ir, tikimės, dalyvavimas bus našus.

Laiko organizavimas

Labai svarbu sekti terminus, kurie nurodo ne tik kandidatavimą, tačiau ir laimėjus – kitų žingsnių atlikimą pagal nustatytas datas. Laiko tarpai, pavyzdžiui teikti pretenzijas arba klausti dėl tam tikrų smulkmenų – gana trumpi ir griežti, tad dar prieš dalyvavimą būtinai su jais susipažinkite ir įvertinkite savo galimybes. Pirkėjai nelinkę laiko terminus pratęsti, tad būtent verslininko pareiga – tinkamai sureaguoti į sąlygas ir jų laikytis.

Pasiūlymo dėl viešojo konkurso pateikimo forma

Kiekvienu atveju paraiška dėl dalyvavimo konkurse gali būti pateikiama skirtingu būdu, tad būtinai susižinokite – kuris reikalingas Jūsų atveju. Dažniausiai pasiūlymai turi būti teikiami elektroniniu paštu, taip pat – CVP IS sistemoje. Dažniausiai reikalingas pasirašymas elektroniniu parašu, tačiau ne visais atvejais, tad ir tai būtinai reikia susižinoti. Svarbiausia nelaukti paskutinės minutės. Nors dažniausiai nėra labai daug laiko nuo konkurso paskelbimo iki paraiškos pateikimo, tačiau tinkamai apgalvojus visus žingsnius – spėsite ir svarbiausia – nelaukti paskutinės valandos, kadangi niekas nėra apsaugotas nuo techninių nesklandumų.

Viešojo pirkimo tipas

Dažniausiai žinomi ir labiausiai naudojami viešojo pirkimo tipai yra atviri, tačiau mažesnėms sumoms galimi ir uždari. Taip pat galima skelbti derybas, vykdomas dialogas, galima organizuoti riboto tipo konkursą. Kiekvienu atveju yra keliami vis kiti reikalavimai, tuo konkursas uždaresnis – tuo dažniausiai mažesnės sumos yra disponuojamos. Priklausomai nuo pirkimo tipo kinta ir pobūdis, dokumentų pateikimo etapai, laikotarpiai ir t.t. Daugiau info galite rasti Viešųjų pirkimų tarnybos internetiniame puslapyje.

Sutarties sąlygų detalizavimas

Kuomet jau tiksliai žinomas pasirenkamo viešojo pirkimo tipas – laikas daugiau dėmesio skirti sąlygų detalizavimui, kurios gali būti aptariamos dialogo metu. Taip pat svarbu, kad visi neaiškumui būtų kuo detaliau aptariami. Sutartyse, žinoma, reikia nurodyti ne tik poreikius, tačiau ir atsakomybes tokiu atveju, kai paslaugos arba prekės nebuvo suteiktos, kai jos nebuvo suteiktos laiku arba tokiais atvejais, kai jų kokybė arba tam tikros charakteristikos neatitiko tai, kas buvo žadėta. Sutartys taip pat yra įvairios. Dažniausiai pačioje pradžioje yra sudaroma preliminarioji sutartis, kuri vėliau tikslinama, detalizuojama. Kuomet viskas yra aptariama – sutartis jau nebegali būti keičiama išskyrus tuos atvejus, kai abi pusės sutinka, kad tam tikri pakeitimai yra būtini.

Kvalifikacinių reikalavimų atitikimas

Planuojantys dalyvauti viešuosiuose konkursuose būtinai turi atitikti kvalifikacinius reikalavimus, kuriuos nustato kiekviena konkursą organizuojanti įmonė. Tik tokiu atveju, kai verslininkas yra tikras, kad jo kvalifikacija yra užtektina – turėtų bandyti dalyvauti konkurse. Tais atvejais, kai atrodo, kad bus pajėgus suteikti paslaugas, tačiau neturi reikalingos kvalifikacijos – visada gali jungtiniu pagrindu dalyvauti kartu su kita įmone. Žinoma, taip pat verslas negali turėti skolų SODRAI arba VMI. Taip pat pasirūpinti, kad būtų laiku sutvarkyti visi reikalingi leidimai, atestatai. Žinoma, teikiant paraišką kartu su partneriais – jie taip pat turi pasirūpinti visos dokumentacijos tinkamu paruošimu.

Kai kuriais atvejais pretenduojant į konkursus yra prašoma užpildyti EBPVD deklaraciją, kuri įrodo, kad visi reikalingi kvalifikaciniai reikalavimai yra patenkinami.

Pirkimo objekto detalizavimas

Viešieji pirkimai tiek iš tiekėjų, tiek iš organizacijų pusių turi būti atliekami labai detaliai įvertinus kiekvieną komponentą, kiekvieną smulkmeną ir dažniausiai nesusikalbėjimai kyla būtent tada, kai ne iki galo aptariamos detalės. Labiausiai, žinoma, turi būti detalizuojamas pirkimo objektas. Kuo detaliau techninėje specifikacijoje viskas bus nurodyta – tuo mažesnė tikimybė, kad vėliau kils kokių nors nesklandumų. Žinoma, turi būti detaliai nurodoma siūlomos prekės arba paslaugos apimtis, taip pat – kaina, kiekvienos dalies charakteristikos, leidimų išdavimo įrodymai, pristatymo laiko tarpas ir kiti panašūs aspektai. Detalumas lemia ne tik pasiūlymo kainą bei terminų nustatymą, tačiau taip pat ir aiškumą, kuris konkursuose visada turėtų būti laikomas prioritetu.

Objekto dalių klasifikavimas

Dažniausiai viešuosiuose pirkimuose dominuoja viena objekto dalis, kuriai ir yra pateikiama paraiška. Visgi, pasitaiko tokių konkursų, kuriuose „dalyvauja“ daugiau dalių, tad svarbu, kad visoms joms būtų pateiktas Jūsų pasiūlymas. Jeigu kuri nors iš dalyvaujančių jo negaus – tiekėjo pasiūlymas bus paprasčiausiai atmestas. Būtinai atkreipkite dėmesį į tai, kad skirtingos objekto dalys gali reikalauti ir skirtingų kvalifikacinių gebėjimų, tad tiekėjas privalo jas visas atitikti.

Kaina – tiksli iki mažiausios smulkmenos

Viešieji pirkimai taip pat „reikalauja“ kuo tiksliau nurodyti kainą. Reikia ne tik abstrakčiai nurodyti prekės arba paslaugos kainą, tačiau taip pat įtraukti ir transportavimo kaštus, galbūt reikalingos dokumentacijos tvarkymą bei kitus aspektus, kurie leis organizacijoms tiksliau matyti kainoraščius ir nuspręsti – ar Jūsų pasiūlymas jiems yra tinkamas

Būtinai patikrinkite, ar PVM yra gerai apskaičiuotas, nurodykite sudėtines kainos dalis, taip pat patikrinkite, ar ji nėra didesnė nei dokumentuose nurodoma maksimali kaina. Įsitikinkite, kad kaina tikrai atitinka organizacijos keliamus reikalavimus ir įvertinkite savo galimybes – suteikti paslaugas už X sumą.

Dokumentų tvarkymo aspektai

Viešųjų pirkimų metu, kaip jau minėjome ne kartą, svarbiausia yra smulkmenų vertinimas, jų supratimas. Tokiu atveju nekils neaiškumų, kurie galėtų trukdyti sandorio įgyvendinimui. Žinoma, išsiaiškinus smulkmenas jas labai svarbu tinkamai pateikti raštu, kadangi tai didina tikimybę, kad atsiradus nesklandumams – jie bus greitai sutvarkyti. Dokumentacijos tvarkymo metu reikia detalizuoti kiekvieną akcentą, kadangi būtent kilus ginčams – smulkmenos gali padėti su jais susitvarkyti. Tam reikalingas paslaugų vykdymo grafikas, žinoma, detalūs planai, taip pat nurodomos prekių charakteristikoms bei kita svarbi informacija.

Sudaromo sandorio garantijos

Viešieji pirkimai reikalauja tiek tikėjo, tiek organizacijos atsakingumo, taip pat, pasiruošimo atlikti tam paslaugas arba suteikti tas prekes, kurios buvo žadėtos, juolab, tai padaryti per sutartą laiko tarpą ir už sutartą pinigų sumą. Žinoma, pasitikėjimas bus kur kas didesnis, jeigu papildomai pasiūlymas bus apdraustas garantija, kuri gali būti teikiama banko, kokios nors pasirinktos draudimo įmonės, laiduotojo bei kitu pasirinktu atveju. Garantijos sudarymas suteikia daugiau pasitikėjimo abejoms pusėms. Tokiu atveju bus greičiau suderinamos smulkmenos ir bus pagaliau galima imtis darbų.

Konfidencialumo įvertinimas

Vienas labiausiai apdiskutuojamų aspektų viešuosiuose pirkimuose yra konfidencialumo vertinimo kriterijai, kurie kiekvieno verslo dažnai suprantami vis kitaip. Žinoma, dėl tikslumo visada geriausia yra kreiptis į komisiją, kuri ne tik nusako ribas, tačiau pateikia pavyzdžius kiekvienu atveju. Svarbiausia įvertinti tai, kad dalis Jūsų pateikiamos info dažniausiai po laimėjimo būna paviešinta, tiksliau – prieinama kiekvienam, tad būtinai įvertinkite grėsmę bei apgalvokite – kokie faktai verti dėmesio ir viešinimo.